一、監察院為統一公文處理流程，確定責任，及提昇行政效率，特訂定本
要點。
二、本要點所稱公文，含一般公文及人民書狀，其處理原則如下：
（一）一般公文之處理，除依本要點所規定外，並參照行政院訂定「文書
處理手冊」之規定。
（二）公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則
等，依機關公文電子交換作業辦法及「文書及檔案管理電腦化作業
規範」辦理。
（三）公文採線上簽核者，必須在安全之網路作業環境下，採用電子認證
、權限控管或其他安全管制措施，並確保電子簽章不可否認性下，
進行線上傳遞、簽核工作。
（四）人民書狀之處理，除依「監察院收受人民書狀及處理辦法」及「監
察院業務管制考核實施要點」等規定外，悉照本要點之規定。
三、總收文程序，依下列規定辦理：
（一）總收文人員收到文件拆封後，如為機密件，應於登錄後，送由機關
首長指定之機密件處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點
驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應以電話或
書面向原發文機關查詢，公文經確認無誤後，貼條碼及分文。
（二）電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認
發文單位，及檢查附件與文件是否疏漏或被竄改。
（三）電子來文作業，由文書管理單位線上取號，並分文各該單位，如屬
過於複雜案件或附件超過 10 頁以上，承辦人員得視需要自行列印
電子來文紙本，採紙本簽核。
（四）將公文之總收文號碼、收文日期及時間、來文機關（者）、來文日
期、來文字號、主旨、類別、文別、速別、密等及承辦單位等資料
，輸入電腦；但人民書狀得僅輸入總收文號碼、來文者、收文日期
及時間等資料。
（五）總收文人員對於急件及重要文件，應隨收隨送承辦單位；普通文件
，每隔二小時彙送一次，每日下班前一小時收到之文件，應於當日
完成總收文作業，分送承辦單位。
（六）列印送件清單，連同公文，逕送各承辦單位點收。
（七）受文者如為各單位或個人者，應逕送相關單位或人員處理或放置於
單位信箱。
四、承辦單位收發公文，依下列規定辦理：
（一）各單位登記桌點收總收文處所送來公文，並在送件清單上簽收，再
將總收文號碼輸入電腦確認，由電腦登記收件日期及時間。
（二）受文者為各單位之公文，應由登記桌點收、拆封、貼條碼，並將單
位收文號碼、收文日期及時間、來文機關（者）、來文日期、來文
字號、主旨、文別、速別等資料，輸入電腦。
（三）將承辦人員姓名輸入電腦，並列印承辦清單，送承辦人員簽收。
（四）經電腦簽收不屬本單位承辦之公文，各單位登記桌應列印移文清單
，送總收文處簽收處理。
（五）人民書狀點收後，應將承辦人員姓名輸入電腦，列印承辦清單，由
承辦人員簽收後，依人民書狀處理程序處理。
（六）承辦人員收到公文，應立即辦理，如有請假或出差時，應妥覓職務
代理人代為處理。
（七）公文未能依限辦結時，承辦人員應填展期單，簽報單位主管人員或
副秘書長以上長官，依權責核批後，由登記桌將展期截止日期，輸
入電腦，並將展期單送研考單位繼續列管。
（八）簽、創稿、交辦、會議決議辦理或其他重要之公文，於送陳或送會
前，由承辦單位登記桌貼條碼，並將基本資料及承辦人員姓名，輸
入電腦。
（九）同一公文如有二個以上之收文號碼時，承辦人員應註明發文時採用
之收文號碼；或同一收文號碼需發出二件以上公文時，除一件以總
收文號碼為發文號碼外，其餘以創稿處理；各單位登記桌應將發文
字號、發文主旨、受文機關及註記退回主稿單位等發文基本資料，
輸入電腦。
（十）公文送繕或歸檔時，應列印送繕清單或歸檔清單，連同公文分送文
書單位或檔案單位簽收。
五、送會程序，依下列規定辦理：
（一）送會公文，應由承辦單位將會簽單位、會簽日期及時間，輸入電腦
，並列印送會清單，送所會單位簽收。
（二）收到送會公文，應由各單位登記桌點收，將承辦人員姓名，輸入電
腦，並列印承辦清單，送承辦人員簽收。
（三）對會簽公文，應儘速處理，如仍有待會之單位，應依照本要點第五
點第（一）項送會公文之程序處理；如需陳核，應照陳核公文之程
序處理；如已會辦完畢，應列印送件清單，送回承辦單位。
六、核判程序，依下列規定辦理：
（一）各單位陳核公文或文稿，以送件清單送副秘書長室或委員辦公室簽
收，並由簽收人將總收文號碼、收件日期及時間，輸入電腦。
（二）公文或文稿經核批後，由副秘書長室或委員辦公室列印送件清單，
送承辦單位登記桌簽收。
（三）公文或文稿經核批後，退回承辦單位時，承辦單位登記桌應再送單
位主管人員覆閱並送承辦人員閱後，再行送繕或歸檔或由承辦人員
留待續辦；如須留待續辦時，應加蓋「發文後退回主稿單位」戳記
，並通知檔案管理單位。
（四）公文或文稿需送繕發文者，各單位登記桌於收到經核批之公文或文
稿後，應即將發文基本資料，輸入電腦。
（五）各單位登記桌於主管人員覆閱及承辦人員閱後，即應辦理送繕或歸
檔，並將結案日期輸入電腦，列印結案清單送研考單位，歸檔清單
送檔案管理單位。
（六）本院一般行政公文經核批或存查者，以核批日期為結案日期。本院
各委員會簽辦提委員會會議之案件，經召集人核批者，得以核批日
期為結案日期。
七、總發文程序，依下列規定辦理：
（一）公文均以總收文號碼或承辦人員指定之總收文號碼為發文號碼。
（二）公文用印時，應核對發文日期及發文字號。
（三）總發文人員收到送發之公文，應先行點收，再行裝封及繕寫信封，
並列印送件清單，逕送受文機關。
（四）總發文人員應依公文速別，儘速完成發文作業，其完成發文程序之
公文，應每日列印發文清單。
（五）公文發出後，除經註明退回承辦人員者外，應於一週內列印歸檔清
單，送檔案管理單位簽收。
（六）機關紙本來文經掃描採線上簽核，在簽核過程中，線上簽核與紙本
簽核得互相轉換，惟需退回原承辦人員重新辦理。
八、公文以電子文件處理者，除依文書處理手冊規定辦理外，得視需要，
另訂處理原則。
九、承辦單位稽催公文，依下列規定辦理：
（一）公文處理時限計算標準，依行政院所訂定「文書處理手冊」第七十
八點及第七十九點規定辦理。
（二）總收文人員每週應列印總收文逾時分送清單，送單位主管人員核閱
。總發文人員每週應列印逾期歸檔清單，送單位主管人員核閱。
（三）各單位登記桌，應於每日上班後，列印待辦公文清單，送單位主管
人員核閱。每週列印逾期待辦清單，報由單位主管人員催辦。
（四）送會公文單位之登記桌，應隨時查詢送會公文之流向，並注意逾期
之稽催。
（五）各單位接獲逾期公文催辦通知時，應迅速查明辦理，承辦人員並應
立即於通知單內，填明處理情形，並層經科長及單位主管人員簽章
後，送還研考單位。
（六）未辦結之公文，經二次稽催，如無正當理由仍未辦結者，得由各單
位主管人員簽請議處承辦人員。
十、研考單位稽催公文，依下列規定辦理：
（一）定期列印逾期公文催辦通知，分送相關單位限期處理，同一案件經
二次催辦未答覆，亦未處理者，得簽請議處。
（二）每月統計各單位公文處理時效，計算平均使用日數，報奉核定後，
分送各單位參考改進。
十一、各項作業應於電腦輸入總收文號碼時，以條碼方式處理，並經由資
訊系統登記收件時間。
十二、各項清單，於簽收後應由各單位保存，以備查考。