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法規內容

法規名稱: 監察院各單位公文歸檔作業注意事項
公發布日: 民國 98 年 12 月 28 日
修正日期: 民國 103 年 05 月 26 日
發文字號: 院台秘檔字第1030930522號 函
法規體系: 行政規則/議事文書暨檔案
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一、歸檔公文以有保存必要及價值者為原則。

二、下列文件不具保存價值者,免予歸檔:
(一)同一案件內容完全相同之文件或重複之副本、影本。惟內容相同之
      人民書狀,委員有核簽意見部分,仍應保留。
(二)無法律時效性之來函信封。
(三)各單位間傳閱文件或臨時事項之通報。
(四)調查案件蒐集之資料,與調查案件無關,不具參考保存價值者。
(五)其他無保存價值之文件。
    免予歸檔之文件,由各單位自行保管並每年定期清查乙次,其屬各委
    員會者,應簽報召集人核定,其他單位則簽報單位主管人員核定。

三、下列文件除有保存必要及價值者外,得不歸檔:
(一)圖書、雜誌及印刷品。
(二)法規參考資料。
(三)參考用之剪報資料。
(四)重複影印之文件。
(五)其他機關檢送參考之影印文件。
(六)送刊登公報之文件,無重複保存之必要者。

四、承辦人於公文、檔卷移轉他單位辦理前,應先行整理、檢視,如有不
    具保存價值或沒必要歸檔者,應先行抽除。

五、調查案相關文件歸檔應本精簡原則辦理,各機關函送公文之附件歸檔
    原則如下:
(一)研究報告僅影印引用部分附卷歸檔,餘檢還原機關。或於調查報告
      中附註資料來源及出處後,得不歸檔。
(二)鑑定報告或工程圖說,如與糾彈無關且無保存價值者,得檢還原機
      關不予歸檔。

六、檔案管理單位對於各單位歸檔之文件應確實檢視。如發現有不應歸檔
    之文件者,應附理由退回原歸檔單位再行檢討;若仍有爭議,由秘書
    處與歸檔單位協調解決。