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法規內容

法規名稱: 監察院公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 108 年 04 月 03 日
發文字號: 院台秘文字第1080930313號 函
法規體系: 行政規則/議事文書暨檔案
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一、監察院(以下簡稱本院)為統一公文線上簽核處理方式,提升行政效
    率,達成無紙化目標,特訂定「監察院公文線上簽核作業規定」(以
    下簡稱本規定)。

二、本規定未規定者,適用「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化
    作業規範」及其他相關法令之規定。

三、本規定所稱線上簽核,指於本院公文管理系統,將文書之處理以電子
    方式在安全之網路作業環境下,採用電子認證安全管制措施,確保內
    容之安全及可認證性,進行線上傳遞及簽核工作。

四、本院公文線上簽核應注意事項如下:
(一)公文線上簽核處理原則:
      1 非密等公文適合線上簽核者,於設備、人員能配合時,應以線上
        簽核行之。
      2 公文線上簽核文書應確保完整性及真實性,並應詳實記載下列事
        項:
     (1)可判別文件簽章人。
     (2)可標示文書時效性。
     (3)各會簽意見。
     (4)各陳核流程人員之修改與批註文字。
      3 簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,仍得於簽核系統進
        行簽核,惟應於歸檔前完成電子憑證之補簽作業。但無法由原簽
        核人員補簽者,得由其權責單位主管代為補簽或改以紙本方式重
        新簽核,並記錄原因。
      4 文書採線上簽核者,應採用電子認證之安全管控措施並符合電子
        簽章法之規定。
(二)承辦人員擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性,前
      後關聯案件引用原則如下:
      1 前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,承辦人員應將前案紙本文
        掃描成電子檔,並於後案公文以電子附件方式夾帶,供後案引用
        。
      2 前後二案皆為線上簽核者,得提供前案檔案聯結資訊。
      3 前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內容、簽
        核流程及簽核意見。
(三)承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依實際需
      求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回傳承辦人
      員進行意見彙整。
(四)簽核過程中,線上簽核與紙本簽核得互相轉換,惟需退回原承辦人
      員重新辦理。但如線上簽核轉換為紙本簽核時,保留之資訊,可供
      鑑別簽核者、簽核時間及簽核意見,得不退回原承辦人員重新辦理
      。
(五)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性,各簽核點人員(
      含主管人員)若有內容異動,應附加版本資訊於附件檔名稱。
(六)各簽核點人員、繕校人員,對其文稿內容異動與否,均應採電子憑
      證進行簽章,以明責任,收文及單位收發人員得不使用電子憑證進
      行簽章。

五、本院線上簽核之公文應符合下列各款規定:
(一)非密等文書。
(二)依本院處理公務分層負責實施要點第二層以下核定之公文。
(三)各機關紙本來文含附件 10 頁以下,經掃描為電子型式。
(四)本文及附件檔案 10MB 以下(MB:百萬位元組)。
(五)附件須可掃描。

六、下列公文不適用線上簽核:
(一)密等文書。
(二)依本院處理公務分層負責實施要點第一層核定之公文。
(三)附件為實體、無法掃描、須蓋用印信或簽署。
(四)訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令規定
      須以紙本辦理者。
(五)處理陳情案件或民眾來文。
(六)涉及個人權益或信證稽憑案件。
(七)公文案情複雜或經一級單位主管認定須採紙本簽核方式辦理者。

七、本院辦理各機關紙本來文轉線上簽核作業方式如下:
(一)各機關紙本來文由秘書處文書科總收文依本規定第五點規定判定為
      可線上簽核者,則由收文人員予以掃描後循公文流程分文,來文紙
      本及附件併送交承辦人員。
(二)各機關紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,該紙本
      來文由承辦人員自行判定保存年限及自行保管。

八、本院電子收文採線上簽核作業方式如下:
(一)電子來文由收文人員直接分文不列印紙本。
(二)經判定不符線上簽核要件者,由承辦人員自行列印紙本並點選轉紙
      本陳核。

九、公文線上簽核函稿完成核決後,如公文內容有異動,應由承辦人員依
    核決內容清稿後再發文。

十、適用線上簽核之各層級人員,應每日隨時檢查有無承辦、待批及受會
    辦等線上簽核案件,以即時處理公文。

十一、相關人員於請假前,應於公文整合及線上簽核管理系統啟用代理人
      機制,避免延宕公文處理時效。

十二、併案公文如兼有線上簽核及紙本簽核時,應以紙本簽核公文為主案
      。

十三、承辦人員對於本院檔案保存年限區分表所列永久保存之檔案,應審
      慎選擇簽核方式;如採線上簽核,應於歸檔時以該電子公文型式為
      原件辦理歸檔,並應影印該電子公文(含本文及附件),於文面適
      當處註記「與原件相符」,文內蓋騎縫章一併送檔案管理單位歸檔
      ,並由各單位負責電子公文列印紙本之核對責任。