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法規內容

法規名稱: 監察院會議室使用管理要點
公發布日: 民國 107 年 07 月 05 日
修正日期: 民國 111 年 11 月 28 日
發文字號: 院台秘管字第1110931113號 函
法規體系: 行政規則/總務暨管理
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一、監察院(以下簡稱本院)為有效管理會議室,發揮會議室使用效能,
    維護會議室安全,節約能源與節省人力,特訂定本要點。

二、本要點所稱會議室如下:
(一)一般會議室:第一會議室(可容納三十人)、第二會議室(可容納
      十四人)、第四會議室(可容納十二人)、第五會議室(可容納十
      六人)、第七會議室(可容納十二人)、多功能會議室(可容納八
      人)、簡報室(可容納四十五人)。
(二)特殊會議室:第三會議室(可容納三十二人)、禮堂(可容納一百
      五十人)。

三、本要點所稱管理單位為本院秘書處。

四、會議室之申請使用單位為本院委員辦公室、本院各行政單位、本院專
    案核准之社團及其他本院核准之單位。

五、會議室之申請使用用途:
(一)一般會議室:以執行本院業務、職權行使、教育訓練、職權宣導、
      外賓公務參訪、本院例行性之公務會議等公務用途為限。但經專案
      核准之非公務用途會議或活動,不在此限。
(二)特殊會議室:以經本院首長或其授權人核准之例行性會議、專案核
      准會議、教育訓練或活動為限,但第三會議室不開放一般民眾、陳
      情人參與之活動使用。

六、會議室之申請使用時段,以本院上班時間為限。但因業務需要,經專
    案核准或另有規定者,不在此限。

七、會議室之申請使用程序:
(一)依第五點第一款規定申請使用一般會議室,由申請使用單位至本院
      會議室管理網路系統預約登錄後,即可使用。
(二)依第五點第二款規定申請使用禮堂,由申請使用單位先行至本院會
      議室管理網路系統預約登錄,經專案核准後,始得使用。依第五點
      第一款但書規定,申請使用一般會議室者,亦同。
(三)依第五點第二款規定申請使用第三會議室,由申請使用單位至本院
      會議室管理網路系統申請,經本院首長或其授權人核准後使用。
(四)申請使用單位應於會議室使用前完成預約登錄,採先預約登錄先使
      用原則,但召開糾舉、彈劾案審查會或其他特殊情形經專案核准者
      ,得優先使用。

八、會議室預約登錄須知:
(一)申請使用單位至遲應於使用前一日下午四時三十分前,至本院會議
      室管理網路系統完成預約登錄,俾管理單位通知會議室工作人員先
      行準備。申請使用單位如逾時或於使用當日始預約登錄,應於完成
      預約登錄後,立即告知管理單位,俾通知會議室工作人員即時準備
      。
(二)申請使用單位如有布置會場或其他特殊需求,應事先告知管理單位
      ,俾便配合辦理。
(三)申請使用單位如遇會議或活動原訂舉辦時間更動、取消等情形,應
      立即至本院會議室管理網路系統取消預約登錄。

九、申請使用會議室應遵守事項:
(一)申請使用單位應依申請日期、時段,使用已預約登錄之會議室。
(二)申請使用單位應妥善使用會議室之設備;非屬會議室提供之設備及
      器材,由申請使用單位自行準備。
(三)申請使用單位應依參加人數,擇定適當之會議室。
(四)申請使用單位應維護會議室場地之安全及整潔;使用完畢應自行或
      通知會議室工作人員關閉電源及門窗,並恢復會議室原狀;如因故
      意或過失行為導致設備污損或毀壞,視其情節追究相關責任。
(五)申請使用單位應維持會議室之使用秩序,約束參加人員遵守規定,
      維護場地之安全及整潔。

十、會議室工作人員於會議或活動舉辦前及結束後,應開啟(關閉)會議
    室照明、空調、視聽、擴音等設備,調妥空調溫度,檢查各項設備之
    堪用狀況。

十一、會議室工作人員應經常檢查會議室之照明、空調、視聽、擴音等設
      備之堪用?況;如有損壞,應立即通知管理單位派員檢修,以維會
      議室之正常安全使用。

十二、申請使用單位因業務需要而有延長會議室使用時間之必要時,或因
      特殊情形經專案核准者,會議室工作人員應持續配合辦理庶務服務
      。
      除前項情形外,申請使用單位使用會議室時,如需庶務服務,應自
      行派員辦理。