一 本院為加強處理財物收支及實施內部審核特訂定本規範。
二 本院營繕工程及採購財物事項,除應依「機關營繕工程及購置定製變
賣財物稽察條例」、「各機關辦理採購及營繕工程防止舞弊貪瀆應行
注意事項」及有關之法令規定辦理外,悉依本規範辦理。
三 本院為辦理營繕工程及採購財物事項,由副秘書長、秘書處處長、秘
書處副處長、政風室主任、會計室主任、會計室科長、管理科科長、
總務科科長組成營繕工程及採購財物稽核小組 (以下簡稱稽核小組)
,並由副秘書長召集之。
四 稽核小組之職責如左:
(一) 審核評估有關請購、請修財物及營繕工程之需求性及有無浪費公帑
情事。
(二) 審核營繕工程及採購財物之名稱、出產國、品質、圖樣、形式、貨
樣或其他特別規定是否適當,及無特殊原因應指定廠牌情事。
(三) 會同申請採購、營繕單位 (以下簡稱有關單位) 議定底價。
(四) 審核招標、比價、議價之案件,是否符合有關規定及程序,有無化
整為零或其他規避稽核之情事。
(五) 對營繕工程及採購財物,應定期或不定期抽驗其數量、品質,是否
與原案相符,有無依照規定程序及時限辦理驗收。
(六) 營繕工程或採購財物經驗收合格後,審核其付款程序是否依照「公
款支付時限及處理辦法」規定辦理。
(七) 審核有關工程技術服務,如規劃、設計等事項,是否依照「各機關
委託技術顧問機構承辦技術服務處理要點」規定辦理。
(八) 其他有關採購財物、營繕工程之稽核及建議事項。
五 經費動支,其授權分層負責如左:
(一) 各項事務性費用,一次在零用金支付額度內者,由秘書處處長核批
後,依「公款支付時限及處理辦法」第五條規定報支。
(二) 經費動支一次在零用金支付額度以上,未滿稽察一定金額千分之一
者,檢同二家以上估價單由秘書處處長核批後辦理。
(三) 經費動支一次在稽察一定金額千分之一以上,未滿二百分之一者,
由秘書處檢具請購單 (格式附件一) ,連同二家估價單會會計室、
政風室,簽經秘書長核批後,由秘書處召集會計室、政風室辦理議
價。
(四) 經費動支一次在稽察一定金額二百分之一以上,未滿二十分之一者
,由秘書處 (資訊、科技及專案為指定之主辦單位,以下同) 檢具
請購單連同二家以上估價單,會會計室、政風室;簽經秘書長核批
後,送稽核小組辦理議價或比價。
(五) 經費動支一次在稽察一定金額二十分之一以上,未滿十分之一者,
會會計室、政風室審核後,簽奉 院長或其授權人核批後,送稽核
小組辦理議價或比價。
(六) 一般事務性經常費用 (如每月水、電、電話、電報、清潔及公務車
油料等) 及已訂有合約依合約付款者,由秘書處將原始憑證粘貼整
齊,簽經核批後逕送會計室審核,依規定辦理付款。
(七) 本院各單位專案動支之經費案,應簽奉 院長或其授權人核准。
(八) 營繕工程及購置、定製、變賣財物一次在稽察一定金額二十分之一
(以下簡稱「本院稽核定額」) 以上者,應加會本院稽核小組審核
後,依規定辦理。
六 汽車養護與房屋修繕,由秘書處通盤檢討,在預算範圍內申請辦理。
支付該項費用之原始憑證,應由管理科、總務科逐筆登記,由會計室
派員查核相符,並完成驗收手續後付款。
七 營繕工程及購置、定製、變賣財物,除依「機關營繕工程及購置、定
製變賣財物稽察條例」及「各機關營繕工程招標辦法」規定辦理外,
其招標比價限額如左:
(一) 在稽察一定金額以上者,應依照「機關營繕工程及購置、定製變賣
財物稽察條例」辦理。
(二) 在稽察一定金額十分之一以上,而未達稽察一定金額者,應在本院
門首公告三日以上,並視需要,在本地報紙刊登廣告二日以上後,
招標辦理。
(三) 在稽察一定金額二十分之一以上,未達稽察一定金額十分之一者,
在本院門首公告三日以上後,比價辦理。
(四) 營繕工程或購置、定製、變賣財物在稽察一定金額二百分之一以上
,而未達二十分之一者,應通知二家以上廠商比價辦理。
(五) 營繕工程或購置、定製、變賣財物,在稽察一定金額二百分之一以
下零用金支付額度以上者,由秘書處索取二家以上估價單簽辦。
八 招標或比價案件,最遲須於招標或比價七日前,將概估經費先簽會秘
書處及會計室、政風室,其達稽核一定金額二百分之一者,並加會稽
核小組報奉院長或其授權人核准後,移請秘書處統籌辦理。秘書處於
開標或比價前,應會同會計室及稽核小組 (達本院稽核定額者) 訂定
底價後,依規定辦理。
九 採行議價方式者,須具有左列條件之一:
(一) 同一地區僅一家有此財物者。
(二) 購置財物屬於原有設備部分更新而無代用品可恢復其效能,必須向
原製造廠採購者。
(三) 舉辦案件係新方法,具有專利權益者。
(四) 舉辦案件具有特殊施工技術,經公開招標二次而無其他廠商可承攬
者。
(五) 舉辦案件基於安全因素,須有實績者。
(六) 營繕工程在偏僻地區無兩家以上之廠商者。
(七) 其他確因特殊理由,必須以議價方式辦理者。
舉辦議價案件,應由秘書處詳敘議價理由,簽會有關單位後,報請院
長或其授權人核准。
十 招標、比價、議價監辦之程序及職責如左:
(一) 稽察一定金額以上者,函請審計部派員監辦,並由會計室及稽核小
組會同監辦,秘書處及設計人員或使用單位會辦。
(二) 未達稽察一定金額者,由會計室及稽核小組 (達本院稽核定額者 )
派員監辦;設計或使用單位人員應負責技術性質資料之審查;秘書
處應負責提供市場資料及審查廠商資格。
十一 秘書處應於招標、比價前檢附有關文件,如工程圖說、預估價格之
資料、投標須知、契約草案等,送會計室及政風室 (達本院稽核定
額者 )會核意見。
十二 驗收由秘書處及使用部門負責辦理;會計室及政風室 (達本院稽核
定額者) 派員監驗。
十三 驗收及監驗人員之職責如左:
(一) 監驗人員負責目視財物數量之點收。
(二) 秘書處人員負責財物數量規格之點收、營繕工程之監工及驗收紀
錄報告之製作。
(三) 使用部門人員,負責財物品質檢驗,技術性之驗收簽證。
(四) 會計室或政風室監辦人員,除對驗收程序負責審核外,對其他事
項如有疑問時,應由會辦有關部門負責說明。
各項驗收事項,在稽察一定金額以上者,應通知審計部監視。
十四 在零用金支付額度內支付之原始憑證,由零用金保管人員將憑證粘
貼整齊後,並彙製零用金支付清單一式三聯,其中二聯送會計室編
製付款憑單歸墊。
十五 超過零用金支付額度之付款事項,秘書處應填具經費報支清單,連
同粘貼整齊之原始憑證,送會計室編製付款憑單,由財物部台北區
支付處逕行郵寄或直接撥存受款人指定之銀行帳戶;但事實上需要
領回轉發者,得由秘書處總務科依有關規定辦理。
十六 本院物品領用單格式如附件二。
十七 本規範自發布日起實施。