一、本院為妥善處理財物收支及加強內部稽核特訂定本要點。
二、本院營繕工程及採購財物事項,除依「政府採購法」及有關法令規定
辦理外,悉依本要點辦理。
三、營繕工程及採購財物之辦理方式如下:
(一)經費動支一次在零用金支付額度內者,由秘書處處長或其授權人核
批後,依「公款支付時限及處理辦法」規定報支。
(二)經費動支一次在零用金支付額度以上,未滿五萬元者,檢具請購(
修)單,簽經秘書處處長或其授權人核批後(但情形特殊者,得由
請購單位簽經秘書長或其授權人核批),由秘書處向數家廠商訪價
,將結果填寫訪價記錄表後,併同一家最合適之廠商報價單,簽經
核定後,逕向該廠商辦理採購;但秘書處處長可隨時決定改為現場
議價或比價。
(三)經費動支一次在五萬元以上,未滿十萬元者,簽經秘書長或其授權
人核批後,移由秘書處向數家廠商訪價,將結果填寫訪價記錄表後
,併同一家最合適之廠商報價單,簽經核定後,逕向該廠商辦理採
購;但秘書處處長可隨時決定改為現場議價或比價。
(四)經費動支一次在十萬元以上,未達一百萬元者,簽經秘書長核准依
「中央機關未達公告金額採購招標辦法」第二條規定,得採限制性
招標,或依同條規定,由秘書處公開於主管機關之資訊網路或刊登
於政府採購公報,以取得三家以上廠商之書面報價,選擇符合需要
者,辦理比價或議價。
(五)經費動支一次在一百萬元以上,未達二百五十萬元者,簽經秘書長
、二百五十萬元以上者簽經院長或其授權人核批後,由秘書處依政
府採購法規定公開於主管機關之資訊網路及刊登於政府採購公報辦
理公開招標、選擇性招標或依政府採購法第二十二條規定,辦理限
制性招標。
(六)招標之案件,請購單位須將概估經費、規格明細或招標方式之分析
,簽會秘書處及會計室、政風室,報經院長或其授權人核准後,移
請秘書處統籌辦理。秘書處於開標或比價前,應會同請購單位訂定
底價,並依政府採購法施行細則第五十三條:「機關訂定底價,應
由規劃、設計、需求或使用單位,提出預估金額及其分析後,由承
辦採購單位簽報機關首長或其授權人員核定,但重複性採購或未達
公告金額之採購,得由承辦採購單位逕行簽報核定。」之規定辦理
。
(七)一般事務性經常費用(如每月水、電、電信、清潔及公務車油料等
)及已訂有合約,依合約付款者,由秘書處檢附原始憑證,簽經秘
書長或其授權人核批後,逕送會計室審核,依規定辦理付款。
四、營繕工程及採購財物之作業流程表如下:
┌─────┬─────────┬────────────┐
│金 額│ 辦 理 方 式 │ 作 業 流 程 │
├─────┼─────────┼────────────┤
│零用金支付│逕行採購(免附估價│請購單位(申請)→秘書處│
│額度以內 │單) │(核定及採購) │
├─────┼─────────┼────────────┤
│零用金支付│依「中央機關未達公│請購單位(申請)→秘書處│
│額度以上–│告金額採購招標辦法│(會簽)→秘書處處長或其│
│五萬元(未│」第五條規定,逕洽│授權人(核定)→秘書處(│
│達) │廠商採購 │逕行採購或現場議、比價)│
├─────┼─────────┼────────────┤
│五萬元–十│依「中央機關未達公│請購單位(申請)→秘書處│
│萬元(未達│告金額採購招標辦法│(會簽)、會計室、政風室│
│) │」第五條規定,逕洽│(會簽)→秘書長或其授權│
│ │廠商採購 │人(核定)→秘書處(逕行│
│ │ │採購或現場議、比價) │
├─────┼─────────┼────────────┤
│十萬元–一│依「中央機關未達公│請購單位(開標前三十日簽│
│百萬元(未│告金額採購招標辦法│報,並預估金額及其分析)│
│達) │」第二條規定,公開│→秘書處、會計室、政風室│
│ │取得三家以上廠商之│(會簽)→秘書長(核定)│
│ │書面報價或企劃書,│→秘書處(公開於主管機關│
│ │就符合需要者進行比│之資訊網路或刊登政府採購│
│ │價或議價。 │公報,取三家以上廠商之報│
│ │ │價或企劃書,就符合需要者│
│ │ │進行比價或議價) │
│ ├─────────┼────────────┤
│ │依「中央機關未達公│請購單位(開標前十五日簽│
│ │告金額採購招標辦法│報,並預估金額及其分析)│
│ │」第二條規定採限制│→秘書處、會計室、政風室│
│ │性招標 │(會簽)→秘書長(核定)│
│ │ │→秘書處(辦理比價或議價│
│ │ │) │
├─────┼─────────┼────────────┤
│一百萬元–│公開招標 │請購單位(開標前四十日簽│
│二百五十萬│ │報,並預估金額及其分析)│
│元(未達)│ │→秘書處、會計室、政風室│
│ │ │(會簽)→秘書長(核定)│
│ │ │→秘書處(辦理公開招標)│
│ ├─────────┼────────────┤
│ │依政府採購法第二十│請購單位(開標前五十四日│
│ │條規定採選擇性招標│簽報,並預估金額及其分析│
│ │ │)→秘書處、會計室、政風│
│ │ │室(會簽)→秘書長(核定│
│ │ │)→秘書處(辦理公開招標│
│ │ │) │
│ ├─────────┼────────────┤
│ │依政府採購法第二十│請購單位(開標前十五日簽│
│ │二條規定採限制性招│報,並預估金額及其分析)│
│ │標 │→秘書處、會計室、政風室│
│ │ │(會簽)→秘書長(核定)│
│ │ │→秘書處(辦理比價或議價│
│ │ │) │
├─────┼─────────┼────────────┤
│二百五十萬│公開招標 │請購單位(開標前四十日簽│
│元以上 │ │報,並預估金額及其分析)│
│ │ │→秘書處、會計室、政風室│
│ │ │(會簽)→院長或其授權人│
│ │ │(核定)→秘書處(辦理公│
│ │ │開招標) │
│ ├─────────┼────────────┤
│ │依政府採購法第二十│請購單位(開標前五十四日│
│ │條規定採選擇性招標│簽報,並預估金額及其分析│
│ │ │)→秘書處、會計室、政風│
│ │ │室(會簽)→院長或其授權│
│ │ │人(核定)→秘書處(辦理│
│ │ │公開招標) │
│ ├─────────┼────────────┤
│ │依政府採購法第二十│請購單位(開標前十五日簽│
│ │二條規定採限制性招│報,並預估金額及其分析)│
│ │標 │→秘書處、會計室、政風室│
│ │ │(會簽)→院長或其授權人│
│ │ │(核定)→秘書處(辦理比│
│ │ │價或議價) │
└─────┴─────────┴────────────┘
註:公開招標或限制性招標,若採分段開標,則須於開標前五十四日
簽報。
五、營繕工程及採購財物主持開標、核定底價及主持驗收人員之授權分層
負責表如下:
┌─────────┬──────────┬───────┐
│金額 │主持開標、比價、議價│主持驗收人員 │
│ │人員(含底價之核定)│ │
├─────────┼──────────┼───────┤
│零用金支付額度以上│秘書處處長或其授權人│請購單位主管或│
│-十萬元(未達) │員 │其授權人員 │
├─────────┼──────────┼───────┤
│十萬元-二十五萬元│秘書處處長或其授權人│請購單位主管或│
│(未達) │員 │其授權人員 │
├─────────┼──────────┼───────┤
│二十五萬元-一百萬│副秘書長或其授權人員│請購單位主管或│
│元(未達) │ │其授權人員 │
├─────────┼──────────┼───────┤
│一百萬元-(查核金│副秘書長或其授權人員│請購單位主管或│
│額未達) │ │其授權人員 │
├─────────┼──────────┼───────┤
│查核金額以上 │秘書長或其授權人員 │請購單位主管或│
│ │ │其授權人員 │
└─────────┴──────────┴───────┘
六、開標、比價、議價、決價及驗收之監(會)辦程序及職責如下:
(一)五萬元以上,未達十萬元者,得不通知會計室、政風室派員監辦,
其通知者,會計室及政風室得不派員。並得召集設計人員或請購單
位會辦。
(二)十萬元以上,未達一百萬元者,依「中央機關未達公告金額採購監
辦辦法」規定,由秘書處通知會計室、政風室派員監辦,並得召集
設計人員或請購單位會辦。
(三)一百萬元以上者,應依「機關主(會)計單位會同監辦採購辦法」
規定,由會計室、政風室派員會同監辦;設計或請購單位人員應會
辦及負責技術性或規格之審查;秘書處應負責提供市場資料及廠商
資格之審查。
七、依規定需由會計室、政風室監辦之採購,秘書處應於招標、比價前檢
附有關文件,如預估價格之資料、投標須知、契約草案、及其他招標
文件,送會計室、政風室及請購單位會核意見。
八、驗收及監驗人員之職責如下:
(一)監驗人員負責目視財物數量之點收。
(二)秘書處人員負責財物數量之點收、重大營繕工程之監工及驗收紀錄
報告之製作。
(三)請購單位人員,負責財物品質、規格檢驗及技術性之驗收簽證。
(四)會計室或政風室監辦時,負責監視是否合乎規定程序,對其他事項
如有疑問時,應由會辦有關部門負責說明。
九、政風室得依職權不定期檢查逕行採購之過程。
十、採購人員每月填寫逕行採購數量暨金額統計明細表,按月陳報至秘書
長。
十一、在零用金支付額度內支付之原始憑證,由零用金保管人員將憑證彙
齊,並製作零用金支付清單送會計室編製付款憑單歸墊。
十二、超過零用金支付額度之付款事項,秘書處應填具經費報支清單,並
依公款支付時限規定,彙齊原始憑證,送會計室編製付款憑單,由
財政部臺北區支付處逕行郵寄或直接撥存受款人指定之銀行帳戶;
但事實需要領回轉發者,得由秘書處依相關規定辦理。
十三、本要點自發布日起實施。