一 本院檔案，除依本要點管理外，並參照行政院訂定「事務管理手冊」
有關檔案管理之規定。
二 本院各單位處理左列文件，均應送檔案管理單位歸檔：
(一) 辦理結案之一切文件及附件。
(二) 各種會議紀錄。
(三) 簽及有關公務之文件。
(四) 印信之模式。
(五) 契約或其副本。
(六) 人事任免銓審獎懲之紀錄。
(七) 其他應行歸檔之文件。
三 本院各單位及總發文人員，每日應將已結案或已發文之稿件連同相關
文件，逐案彙齊，填妥歸檔清單，送檔案管理單位點收，歸檔清單一
式二份，送檔案管理單位簽收後，各執一份備查；如有前案，承辦單
位應加以註明。
四 發文稿件如需續辦者，承辦人員應在文稿面右上角，加蓋「發文後退
回主稿單位」戳記，三個月內可暫不歸檔，由承辦人員負保管責任，
但仍應於辦理完畢或辦理告一段落後，立即歸檔；應歸檔而未歸檔之
公文，應由檔案管理單位通知其單位主管人員督促歸檔，並副知綜合
規劃室。
五 承辦人員對經手文件之裝訂，應依下列規定辦理：
(一) 採一案裝訂一卷 (宗) 為原則，如文卷厚度超過三公分以上，得分
成數宗。
(二) 歸檔案件，應先檢查整理，凡屬同一性質案件，應按日期先後，依
序由上而下，保持右、底兩面之整齊，加裝封面、封底並註明卷宗
數及卷宗目錄。
(三) 歸檔案件如有破損、脫漏應予整補，並加註明。
(四) 歸檔時需為原始之文件及附件；但必要時，附卷之抄本及影印本亦
應歸檔。
(五) 歸檔文件如較卷宗大者，應予摺疊，如過小而無法裝訂者，應黏貼
於與公文紙大小相同之紙張上。
六 檔案管理單位點收歸檔文件，應依左列規定辦理：
(一) 前案尚未歸檔者，應退回補正。
(二) 文件不全或有污損、字跡模糊不清者，應退回補正。
(三) 附件漏送或未送全者，應退回補正。
(四) 抽存附件未經抽存人員簽章者，應退回補辦。
(五) 收發文號或件數與歸檔清單登載不符者，應退回更正。
(六) 承辦有來文之文稿其來文未附卷歸檔者，應退回補正。
(七) 歸檔文卷中附有現金、有價證券或貴重物品等，應退回承辦單位處
理。
(八) 點收人員點收文件後，應於歸檔清單上，逐號簽蓋歸檔日期戳。
(九) 經點收之文件上，亦應隨蓋歸檔日期戳。
七 機密案件得由機密主管單位或原承辦單位人員自行保管，在解密前，
暫不歸檔；如需歸檔時，應以封套密封，並於封套上註明承辦單位、
日期、收發文字號及封口加蓋承辦人員職章。
八 各承辦單位承辦文件及附件，一經歸檔，除依照規定手續調閱外，一
律不得再行索回；如需併檔或分檔，應由檔案管理單位辦理。
九 檔案管理單位點收文件後，應依左列方法整理：
(一) 同一案由之收發文，應依其發生之時間先後為序，由上而下排列裝
訂。
(二) 同一案由之文卷，如厚度超過三公分以上者，得分成數宗。
(三) 整理文卷，應依卷宗大小，為摺疊標準，過長過寬之文件，應予摺
疊，過小而無法裝訂者，應黏貼於與公文大小相同之紙張上，如附
件過大或過厚，不便合併裝訂者，另行存置。
(四) 案卷上另行存置之附件，應於原卷上加蓋「附件另存」戳記。
(五) 重要文卷之附件，應另備附件袋，附於文卷後。
(六) 整理文卷時，如發現文件皺摺，應即理平，如有破損或字跡模糊缺
少者，應會同原承辦單位或人員考補填之。
十 裝訂案卷，應加裝封面、封底並加彌封。
十一 歸檔文件文號及檔號應逐件輸入電腦，建立總歸檔資料，永久保存
。
十二 檔案分類號碼，按類、綱、目、節表示之，必要時增加分節；均以
數字編列檔號。
十三 檔案分類，應依本院業務需要妥擬檔案分類表，並由檔案管理單位
視文件性質，分別作如下之編訂：
(一) 檔案分類，務須儘量保存檔案原有之系統。
(二) 檔案類目必須合乎行政組織系統並依照職務分層負責表編訂。
(三) 檔案分類，應儘量分入專屬項目，以免過於廣泛，不易檢調。
(四) 檔案分類應前後一貫，如發現分類錯誤，應立即改正。
(五) 檔案於未經檢閱明悉前，不可遽然分類，檔卷案由不詳者，應於
閱畢再定類目，如仍無適當之類目可歸者，應與原承辦人員會同
決定之。
(六) 如有相同或類似之文卷，應查明前後案情後，再為決定。
(七) 一文包括兩事以上或一文可分入兩類者，應分入主要類目，再以
互見單分附於有關各卷內，以資參照。
(八) 檔案如含有時間地域等特性者，應另加細分附表符號，如時間附
表符號及地域附表符號，以資區別，而利檢調。
(九) 檔案分類一經確定，即將類號標誌於文卷左角下端檔號欄內，如
有附件另存並應註明。
十四 檔案管理單位應將案卷隨時分類，不得積壓，收到歸檔之文件，應
以當日處理完畢並入檔為原則。
十五 檔案管理單位應將檔案資料輸入電腦，建立分類目錄，以利檢調，
對歸檔文卷內各項記載，如有變更，應隨時輸入電腦。
十六 電腦檔案管理系統，應以檔案分類表、案由、承辦單位、承辦人員
及日期等建立多重索引，以便檢調。
十七 檔案依左列程序入檔：
(一) 檔案經登入分類目錄及目次表後，均應納入檔案夾，卷脊標明檔
號及保存年限。
(二) 每一檔案夾以存放同一分類號之案卷為原則，並依年度檔號之順
序排列。
十八 機密檔案應另備專櫃存放，並指定專人負責管理。於解密後，依普
通檔案保管。
十九 檔案保管場所，非檔案管理人員，未經許可，不得擅入。
二十 歸檔文件，在未完成編管手續前，以暫不借調為原則。
二十一 監察委員調閱檔案，應填調卷單，逕向檔案管理單位調閱之。
二十二 調借檔案，以與承辦單位業務有關者為限。調卷人應填寫調卷單
，經業務主管人員簽章後，交檔案管理單位調卷；調借非主管案
件，應送會有關單位主管人員簽章同意。
二十三 檔案借出時，應製作調卷卡一份，放置原卷夾內，以便稽考。
二十四 調卷人對所調檔案，不得拆散、添註、塗改、更換、抽取、污損
或以其他方法變更檔案內容；其有違反者，簽報權責長官處理。
二十五 調借「機密檔案」，應簽奉副秘書長以上長官核准，借出時以封
套密封後加蓋彌封章，送調案人簽收。
二十六 借調檔案，以三個月為限，屆期仍須繼續使用，應填具展期申請
單，洽請展期，借出檔案如有急用，得隨時催還。逾期由檔案管
理單位於每月底，填催還單向調卷人催還，經洽催無正當理由仍
不歸卷時，由檔案管理單位簽請長官處理。還卷時，由管卷人員
按原類號分別入檔上架，並將調卷單退還調卷人。
二十七 檔案管理單位對歸還之檔案，如發現缺漏或塗改、增損、抽換、
拆散等情事，調卷單不予退還並簽報權責長官處理。
二十八 人事單位辦理本院委、職員離職手續時，為查明其所調閱檔案已
否歸還，應將「離職單」送檔案管理單位會同簽章。
二十九 檔案管理單位應依據分類目錄，逐案核對，每年定期清理一次，
並將現存檔案統計數字列表陳核。
三十 各承辦單位，應於文卷歸檔時，依案情並參照本院文卷保存及銷燬
年限表 (如附表) 規定年限，填明保存年限，如同案各件保存年限
不同時，以其中年限最長者為準。
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│監察院文卷保存及銷燬年限表 │
├─────┬────────────────────────┤
│ │定 期 保 存 │
│永久保存 ├────┬────┬────┬────┬────┤
│ │十五年 │ 十 年│ 五 年│ 三 年│ 一 年│
├─────┼────┼────┼────┼────┼────┤
│一 法規法│一 委託│一 監試│一 本院│一 一般│一 交際│
│ 令解釋│ 調查│ 案件│ 及所│ 文書│ 函電│
│ 案件。│ 案件│ 。 │ 屬一│ 稿件│ 稿件│
│二 同意權│ 。 │二 人民│ 般工│ 。 │ 。 │
│ 行使案│二 年度│ 請願│ 作計│二 一般│二 開會│
│ 件。 │ 巡察│ 及建│ 畫及│ 總務│ 通知│
│三 成立及│ 報告│ 議案│ 報告│ 案件│ 稿件│
│ 不成立│ 。 │ 件。│ 。 │ 。 │ 。 │
│ 之彈劾│三 有關│三 人民│二 交代│三 新聞│三 有關│
│ 案件。│ 審計│ 書狀│ 案件│ 稿件│ 各機│
│四 成立及│ 案件│ 函復│ 。 │ 。 │ 關就│
│ 不成立│ 。 │ 及存│ │四 各種│ 職、│
│ 之糾舉│四 各單│ 查案│ │ 統計│ 啟印│
│ 案件。│ 位收│ 件。│ │ 報表│ 、遷│
│五 成立及│ 發文│ │ │ 。 │ 址文│
│ 不成立│ 登記│ │ │ │ 件。│
│ 之糾正│ 簿冊│ │ │ │ │
│ 案件。│ 。 │ │ │ │ │
│六 調查報│五 政風│ │ │ │ │
│ 告。 │ 案件│ │ │ │ │
│七 院會及│ 。 │ │ │ │ │
│ 各委員│ │ │ │ │ │
│ 會會議│ │ │ │ │ │
│ 記錄與│ │ │ │ │ │
│ 速記錄│ │ │ │ │ │
│ 。 │ │ │ │ │ │
│八 有關印│ │ │ │ │ │
│ 信及其│ │ │ │ │ │
│ 換發案│ │ │ │ │ │
│ 件。 │ │ │ │ │ │
│九 人事案│ │ │ │ │ │
│ 件。 │ │ │ │ │ │
│十 財產│ │ │ │ │ │
│ 案件│ │ │ │ │ │
│ 及各│ │ │ │ │ │
│ 項契│ │ │ │ │ │
│ 據。│ │ │ │ │ │
│十一 有關│ │ │ │ │ │
│ 歷史│ │ │ │ │ │
│ 文獻│ │ │ │ │ │
│ 。 │ │ │ │ │ │
│十二 有關│ │ │ │ │ │
│ 財產│ │ │ │ │ │
│ 申報│ │ │ │ │ │
│ 查詢│ │ │ │ │ │
│ 及訴│ │ │ │ │ │
│ 願案│ │ │ │ │ │
│ 件。│ │ │ │ │ │
└─────┴────┴────┴────┴────┴────┘
三十一 檔案保存年限如有變更，應由原承辦單位簽報權責長官核准後，
通知檔案管理單位修正。
三十二 已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位繕造檔案銷燬清冊，送
原業務承辦單位審查；如須延長保存年限，應簽註具體理由及所
延長之期限；其經業務承辦單位同意銷燬檔案，應簽報權責長官
核准後，會同有關單位派員監燬。
三十三 已銷燬檔案，其相關案由、目錄、分類卡及電腦資料仍應保留；
部分銷燬者，目錄卡上應註明「某年某月銷燬」戳記。
三十四 本要點報奉 院長核定後實施，修訂時亦同。