一 本院檔案,除依本要點管理外,並參照行政院訂定「事務管理手冊」
有關檔案管理之規定。
二 本院各單位處理左列文件,均應送檔案管理單位歸檔:
(一) 辦理結案之一切文件及附件。
(二) 各種會議紀錄。
(三) 簽及有關公務之文件。
(四) 印信之模式。
(五) 契約或其副本。
(六) 人事任免銓審獎懲之紀錄。
(七) 其他應行歸檔之文件。
三 本院各單位及總發文人員,每日應將已結案或已發文之稿件連同相關
文件,逐案彙齊,填妥歸檔清單,送檔案管理單位點收,歸檔清單一
式二份,送檔案管理單位簽收後,各執一份備查;如有前案,承辦單
位應加以註明。
四 發文稿件如需續辦者,承辦人員應在文稿面右上角,加蓋「發文後退
回主稿單位」戳記,三個月內可暫不歸檔,由承辦人員負保管責任,
但仍應於辦理完畢或辦理告一段落後,立即歸檔;應歸檔而未歸檔之
公文,應由檔案管理單位,定期書面通知相關單位查明原因處理後,
回復檔案管理單位。應歸檔文件因故遺失者,承辦人員應敘明理由,
簽請長官核處。
五 承辦人員對經手文件之裝訂,應依下列規定辦理:
(一) 採一案裝訂一卷 (宗) 為原則,如文卷厚度超過三公分以上,得分
成數宗。
(二) 歸檔案件,應先檢查整理,凡屬同一性質案件,應按日期先後,依
序由上而下,保持右、底兩面之整齊,加裝封面、封底並註明卷宗
數及卷宗目錄。
(三) 歸檔案件如有破損、脫漏應予整補,並加註明。
(四) 歸檔時需為原始之文件及附件;但必要時,附卷之抄本及影印本亦
應歸檔。
(五) 歸檔文件如較卷宗大者,應予摺疊,如過小而無法裝訂者,應黏貼
於與公文紙大小相同之紙張上。
六 檔案管理單位點收歸檔文件,應依左列規定辦理:
(一) 前案尚未歸檔者,應退回補正。
(二) 文件不全或有污損、字跡模糊不清者,應退回補正。
(三) 附件漏送或未送全者,應退回補正。
(四) 抽存附件未經抽存人員簽章者,應退回補辦。
(五) 收發文號或件數與歸檔清單登載不符者,應退回更正。
(六) 承辦有來文之文稿其來文未附卷歸檔者,應退回補正。
(七) 歸檔文卷中附有現金、有價證券或貴重物品等,應退回承辦單位處
理。
(八) 點收人員點收文件後,應於歸檔清單上,逐號簽蓋歸檔日期戳。
(九) 經點收之文件上,亦應隨蓋歸檔日期戳。
七 機密案件歸檔時,承辦人員應以封套密封,並於封套上註明承辦單位
、日期、收發文字號、案由、保存年限、機密等級、解密條件,在封
口上加蓋職章。
八 各承辦單位承辦文件及附件,一經歸檔,除依照規定手續調閱外,一
律不得再行索回;如需併檔或分檔,應由承辦人員提出申請,經單位
主管人員核章後,交由檔案管理單位辦理。
九 檔案管理單位點收文件後,應依左列方法整理:
(一) 同一案由之收發文,應依其發生之時間先後為序,由上而下排列裝
訂。
(二) 同一案由之文卷,如厚度超過三公分以上者,得分成數宗。
(三) 整理文卷,應依卷宗大小,為摺疊標準,過長過寬之文件,應予摺
疊,過小而無法裝訂者,應黏貼於與公文大小相同之紙張上,如附
件過大或過厚,不便合併裝訂者,另行存置。
(四) 案卷上另行存置之附件,應於原卷上加蓋「附件另存」戳記。
(五) 重要文卷之附件,應另備附件袋,附於文卷後。
(六) 整理文卷時,如發現文件皺摺,應即理平,如有破損或字跡模糊缺
少者,應會同原承辦單位或人員考補填之。
十 裝訂案卷,應加裝封面、封底並加彌封。
十一 歸檔文件文號及檔號應逐件輸入電腦,建立總歸檔資料,永久保存
。
十二 檔案分類號碼,按類、綱、目、節表示之,必要時增加分節;均以
數字編列檔號。
十三 檔案分類,應依本院業務需要妥擬檔案分類表,並由檔案管理單位
視文件性質,分別作如下之編訂:
(一) 檔案分類,務須儘量保存檔案原有之系統。
(二) 檔案類目必須合乎行政組織系統並依照職務分層負責表編訂。
(三) 檔案分類,應儘量分入專屬項目,以免過於廣泛,不易檢調。
(四) 檔案分類應前後一貫,如發現分類錯誤,應立即改正。
(五) 檔案於未經檢閱明悉前,不可遽然分類,檔卷案由不詳者,應於
閱畢再定類目,如仍無適當之類目可歸者,應與原承辦人員會同
決定之。
(六) 如有相同或類似之文卷,應查明前後案情後,再為決定。
(七) 一文包括兩事以上或一文可分入兩類者,應分入主要類目,再以
互見單分附於有關各卷內,以資參照。
(八) 檔案如含有時間地域等特性者,應另加細分附表符號,如時間附
表符號及地域附表符號,以資區別,而利檢調。
(九) 檔案分類一經確定,即將類號標誌於文卷左角下端檔號欄內,如
有附件另存並應註明。
十四 檔案管理單位應將案卷隨時分類,不得積壓,收到歸檔之文件,應
以當日處理完畢並入檔為原則。
十五 檔案管理單位應將檔案資料輸入電腦,建立分類目錄,以利檢調,
對歸檔文卷內各項記載,如有變更,應隨時輸入電腦。
十六 電腦檔案管理系統,應以檔案分類表、案由、承辦單位、承辦人員
及日期等建立多重索引,以便檢調。
十七 檔案依左列程序入檔:
(一) 檔案經登入分類目錄及目次表後,均應納入檔案夾,卷脊標明檔
號及保存年限。
(二) 每一檔案夾以存放同一分類號之案卷為原則,並依年度檔號之順
序排列。
十八 機密檔案應另備專櫃存放,並指定專人負責管理。於解密後,依普
通檔案保管。
十九 檔案保管場所,非檔案管理人員,未經許可,不得擅入。
二十 歸檔文件,在未完成編管手續前,以暫不借調為原則。
廿一 監察委員調閱檔案,應填調卷單,逕向檔案管理單位調閱之。
廿二 調借檔案,以與承辦單位業務有關者為限。調卷人應填寫調卷單,
經業務主管人員簽章後,交檔案管理單位調卷;調借非主管案件,
應送會有關單位主管人員簽章同意。
廿三 檔案借出時,應製作調卷卡一份,放置原卷夾內,以便稽考。
廿四 調卷人對所調檔案,不得拆散、添註、塗改、更換、抽取、污損或
以其他方法變更檔案內容;其有違反者,簽報權責長官處理。
廿五 調借「機密檔案」,應簽奉副秘書長以上長官核准,借出時以封套
密封後加蓋彌封章,送調案人簽收。
廿六 借調檔案,除有急用,得隨時催還外,以三個月為限。逾期由檔案
管理單位於每月初,填催還單,向調卷人催還,調卷人如仍需繼續
使用時,應於催還單簽章並經單位主管人員核章後,申請展期;經
洽催無正當理由仍不歸卷時,由檔案管理單位簽請長官核處。還卷
時,由管卷人員按原類號分別入檔上架,並將調卷單退還調卷人。
廿七 檔案管理單位對歸還之檔案,如發現缺漏或塗改、增損、抽換、拆
散等情事,調卷單不予退還並簽報權責長官處理。
廿八 人事單位辦理本院委、職員離職手續時,為查明其所調閱檔案已否
歸還,應將「離職單」送檔案管理單位會同簽章。
廿九 檔案管理單位應依據分類目錄,逐案核對,每年定期清理一次,並
將現存檔案統計數字列表陳核。
三十、各承辦單位,應於文卷歸檔時,依案情並參照本院文卷保存及銷燬
年限表(如附表)規定年限,填明保存年限,如同案各件保存年限
不同時,以其中年限最長者為準。
卅一 檔案保存年限如有變更,應由原承辦單位簽報權責長官核准後,通
知檔案管理單位修正。
卅二 已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位繕造檔案銷燬清冊,送原
業務承辦單位審查;如須延長保存年限,應簽註具體理由及所延長
之期限;其經業務承辦單位同意銷燬檔案,應簽報權責長官核准後
,會同有關單位派員監燬。
卅三 已銷燬檔案,其相關案由、目錄、分類卡及電腦資料仍應保留;部
分銷燬者,目錄卡上應註明「某年某月銷燬」戳記。
卅四 本要點報奉 院長核定後實施,修訂時亦同。