一、本院檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依
本要點之規定。
二、本院各單位處理公務或因公務產生之下列文件，均應送檔案管理單位
歸檔：
（一）辦理結案之文件及附件。
（二）各種會議紀錄。
（三）簽及有關公務之文件。
（四）印信之模式。
（五）契約或其副本。
（六）人事任免銓審獎懲之紀錄。
（七）其他應行歸檔之文件。
前項以外之其他各類型公務紀錄資料，具下列性質，足供機關內外部
使用者，應審酌辦理歸檔：
（一）機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。
（二）具保障個人、團體或政府機關法定權益者。
（三）具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。
（四）具學術研究參考者。
（五）具影響國家、地方發展及社會公益者。
（六）具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。
存置於首長、副首長辦公室檔案，具前揭性質者，亦同。
免予歸檔或得不歸檔之文件類型，除相關檔案法令另有規定外，依本
院各單位公文歸檔作業注意事項規定。
三、本院各單位及總發文人員，應適時將已結案或已發文之稿件連同相關
文件，逐案彙齊，備妥歸檔清單，送檔案管理單位點收，歸檔清單一
式二份，送檔案管理單位簽收後，各執一份備查；如有前案，歸檔前
承辦人員應於公文管理系統設定併案。
四、發文稿件如需續辦者，承辦人員應在文稿面左上角，加蓋「發文後退
回主稿單位」戳記，三個月內可暫不歸檔，由承辦人員負保管責任，
但仍應於辦理完畢或辦理告一段落後，立即歸檔；應歸檔而未歸檔之
公文，經通知查明原因處理後，應回復檔案管理單位。應歸檔文件因
故遺失者，承辦人員應敘明理由，簽請長官核處。
五、承辦人員對經手文件之裝訂，應依下列規定辦理：
（一）採一案裝訂一卷（宗）為原則，如文卷厚度超過三公分以上，得分
成數宗。
（二）歸檔案件，應先檢查整理，凡屬同一性質案件，應按日期先後，依
序由上而下。但各單位基於業務處理之特殊需求，不在此限。保持
左、右、底三面之整齊，加裝封面、封底並註明卷宗數及卷宗目錄
。
（三）歸檔案件如有破損、脫漏應予整補，並加註明；卷宗封面由原承辦
人員註記之內容，如有增刪變更者，應於該處加蓋職章。
（四）歸檔時需為原始之文件及附件；但必要時，附卷之抄本及影印本，
亦應歸檔，原則以一份為限。
（五）歸檔文件如較卷宗大者，應予摺疊，如過小而無法裝訂者，應黏貼
於與公文紙大小相同之紙張上。
（六）歸檔案件應編寫頁碼，先編本文，次編附件；附件頁碼之編寫，應
併同其本文連續之。
（七）公文採線上簽核者，應於完成程序時以線上歸檔。
六、檔案管理單位點收歸檔文件，應依下列規定辦理：
（一）前案尚未歸檔者，應退回補正。
（二）文件不全或有污損、字跡模糊不清者，應退回補正。
（三）文件未編寫頁碼、頁碼誤植、漏植者，應退回補正。
（四）附件漏送或未送全者，應退回補正。
（五）抽存附件未經抽存人員簽章者，應退回補辦。
（六）收發文號或件數與歸檔清單登載不符者，應退回更正。
（七）承辦有來文之文稿其來文未附卷歸檔者，應退回補正。
（八）歸檔文卷中附有現金、有價證券或貴重物品等，應退回承辦單位處
理。
（九）未按本院各單位公文歸檔作業注意事項辦理者，應退回更正。
（十）檔案管理人員點收文件後，應於歸檔清單上，逐號簽蓋歸檔日期戳
。
（十一）經點收之文件上，亦應隨蓋歸檔日期戳。
七、機密案件歸檔時，承辦人員應以本院機密檔案專用封套密封，並於封
套上註明承辦單位、日期、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁
數、件數、附件數、保存年限、機密等級、解密條件或保密期限，在
封口簽章。
八、各承辦單位承辦文件及附件，一經歸檔，應依照規定手續調閱；如需
併檔或分檔，應由承辦人員提出申請，經單位主管人員核章後，交由
檔案管理單位辦理。
人民申請檢還已歸檔資料原件，經衡酌其權益保障、法律價值、行政
稽憑價值等必要性，得視個案情形，簽報院長或其授權人員核准後返
還之，並以該原件影本或複製品替代歸檔。但監察院收受人民書狀及
處理辦法另有規定者，依其規定辦理。
前項情形，屬委員調查中之案件，應先報請調查委員同意；屬經提報
委員會或國家人權委員會審議之案件，應先報請各該委員會同意。
前二項簽辦文件應併案歸檔。
九、檔案管理單位點收文件後，應依下列方法整理：
（一）同一案卷檔案，原則依目次號順序，由小至大排列裝訂。
（二）同一案卷，如厚度超過三公分以上者，得分成數卷。
（三）整理檔案，應依公文用紙尺度為標準，過長過寬之文件，應予摺疊
，過小而無法裝訂者，應黏貼於與公文大小相同之紙張上，如附件
過大或過厚，不便合併裝訂者，另行存置。
（四）案卷另行存置之附件，應於附件適當位置標示檔號，並於原卷上加
蓋「附件另存」戳記。
（五）附件為照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體，應另備媒
體保存袋。
（六）整理檔案時，如發現文件皺摺，應即理平，如有破損或字跡模糊缺
少者，應會同原承辦單位或人員查考補填之。
十、裝訂案卷，應加裝封面、封底並加彌封。
十一、歸檔文件文（編）號及檔號應逐件輸入電腦，建立總歸檔資料，永
久保存。
十二、檔案分類號碼，按類、綱、目、節表示之，必要時增加分節；均以
數字編列檔號。
十三、檔案分類，應依本院業務需要妥擬檔案分類表，並由檔案管理單位
暨承辦人員視文件性質，分別作如下之編訂：
（一）檔案分類，務須儘量保存檔案原有之系統。
（二）檔案類目必須合乎行政組織系統並依照職務分層負責表編訂。
（三）檔案分類，應分入專屬項目；如無專屬類目，應分入較適當之類
目。
（四）檔案分類應前後一貫，如發現分類錯誤，應立即改正。
（五）檔案於未經檢閱明悉前，不可遽然分類，檔卷案由不詳者，應於
閱畢再定類目，如仍無適當之類目可歸者，應與原承辦人員會同
決定之。
（六）如有相同或類似之文卷，應查明前後案情後，再為決定。
（七）一文包括兩事以上或一文可分入兩類者，應分入主要類目，再以
互見單分附於有關各卷內，以資參照。
（八）檔案如含有時間地域等特性者，應另加細分附表符號，如時間附
表符號及地域附表符號，以資區別，而利檢調。
（九）承辦人員於承辦簽稿時應確認所承辦案件類目名稱，經由本院公
文管理系統或逕於紙本公文稿將分類號標註於右角下端檔號欄內
，如有附件另存並應註明。
十四、檔案管理單位應將案件（卷）隨時分類，不得積壓，收到歸檔之文
件，應以當日處理完畢並入檔為原則。
十五、檔案管理單位應將檔案資料輸入電腦，建立分類目錄，以利檢調，
對歸檔文卷內各項記載，如有變更，應隨時輸入電腦。
十六、電腦檔案管理系統，應以檔案分類表、案由、承辦單位、承辦人員
及日期等建立多重索引，以便檢調。
十七、檔案應依下列原則置入容具及排架：
（一）檔案經登入分類目錄及目次表後，均應納入檔案夾，卷脊標明檔
號及保存年限。
（二）每一檔案夾以存放同一分類號之案卷為原則。
（三）檔案應依檔號大小之順序，小者在左，大者在右，由左至右，由
上至下排列。
十八、機密檔案應另備專櫃存放，並指定專人負責管理。於解密後，依普
通檔案保管。
十九、檔案保管場所，非檔案管理人員，未經許可，不得擅入。
二十、本院各單位借調檔案，應依本要點第二十一點第一項規定之程序辦
理。
其他機關因業務需要借調本院檔案，應依本要點第二十一點第二項
規定之程序辦理。
本院委員借調檔案，應依本要點第二十二點規定之程序辦理。
本院委員調用檔案、依法有權調用檔案之機關或人員調用本院檔案
，應依本要點第二十三點規定之程序辦理。
二十一、本院各單位借調檔案，以與承辦單位業務有關者為限。調案人應
填寫調案單，經單位主管人員簽章後，交檔案管理單位調案；借
調非主管案件時，應送會有關單位主管人員簽章同意。
其他機關因業務需要借調本院檔案，應備函提出請求，由承辦單
位依來函簽辦，經院長或其授權人員核准後辦理。
二十二、本院委員因批辦人民書狀或經核派調查案件，認有必要，承辦單
位或協查人員應依前點第一項規定之程序借調檔案。
前項情形，本院委員亦得填寫調案單，敘明與執行業務有關事由
，逕送檔案管理單位送會承辦單位處理。承辦單位如無正當理由
，不得拒絕委員借調檔案。
二十三、本院委員經核派對院內行使調查職權，認有必要，得逕向檔案管
理單位調用該調查案件之檔案，但應給予收據。
本院以外依法有權調用檔案之機關或人員調用檔案，應備函載明
法律依據、調用目的及調用期間，由承辦單位依來函簽辦，經院
長或其授權人員核准後辦理。但其他法令另有規定者，不在此限
。
二十四、借調或調用本院機密檔案，除分別依前三點規定程序辦理外，並
應經院長或其授權之機密核定權責人員核准。除有妨害國防、外
交上應保守之機密者，不得拒絕。
本院機密檔案調出時，以本院機密檔案專用封套密封後加蓋彌封
章，送調案人簽收。
二十五、下列檔案不得借調，但經調查委員或接續調查、督導委員同意者
，不在此限：
（一）不符第二十二點規定者。
（二）調查委員尚在調查中之案卷。
（三）調查報告已提出尚在委員會審查中之案卷。
（四）委員會尚未結案且調查委員尚在任或調查委員已卸任但經推派
委員接續調查或督導追蹤處理案件之案卷。
（五）調查委員或委員會決議就該調查案件不同意借調之部分。
（六）未經機密核定權責人員核准借調之機密檔案。
前項規定於本院各單位承辦及接續處理業務以外之人員，準用之
。
二十六、檔案內容有下列情形之一者，不得拆閱：
（一）糾彈案件之密封票袋、審查會速記錄。
（二）案件承辦委員認應保密而彌封之諮詢人員身分與紀錄、相關人
員要求保密、其他法令應注意保密等卷證。
二十七、歸檔文件，在未完成編管手續前，以暫不借調為原則。
二十八、檔案調出時，檔案管理人員應製作調案卡一份，置於原檔案卷夾
內，以便稽考。
檔案調出後，檔案管理人員應交予調案人逐件清點並簽收。
二十九、調案人應妥善保管檔案，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、添
註、塗改、更換、抽取、污損或以其他方式變更檔案內容；其有
違反者，簽報權責長官處理。
調案人因辦理機密檔案之機密等級變更或解密作業，應依相關法
令規定註記檔案內容，不受前項不得添註、塗改之限制。
三十、檔案管理人員查檢歸還檔案齊全後，應按原類號分別入檔上架，並
將調案單退還調案人。
檔案管理單位對歸還之檔案，如發現調案人違反前點第一項情事，
調案單不予退還並簽報權責長官處理。
三十一、調出之檔案，除有公務急用，得隨時催還外，以三個月為限。
調案人逾期歸還檔案，由檔案管理單位於每月初，填催還單，向
調案人催還；調案人如仍需繼續使用時，應於催還單簽章並經單
位主管人員核章後，申請展期。
調案人經催還無正當理由仍不歸還檔案，由檔案管理單位簽請長
官核處。
被調用之檔案，承辦單位與檔案管理單位應注意有無逾期歸還情
形。
三十二、本院委員與職員離職時，人事單位應知會檔案管理單位。
本院委員與職員辦理離職手續時，應將離職單送檔案管理單位簽
章，並依下列原則辦理：
（一）承辦案件應全部完成歸檔程序。
（二）借調機關內部之檔案應全部歸還，不得轉借。
（三）承辦他機關向本院借調或依法調用之檔案，其未歸還時，應依
相關規定列為職務移交事項。
三十三、檔案管理單位應依據分類目錄，逐案核對，每年定期清理一次，
並將現存檔案統計數字列表陳核。
三十四、各承辦單位，應於文件歸檔時，依案情並參照本院檔案保存年限
區分表（如附表）規定年限，填明保存年限。同案各件保存年限
不同時，以其中年限最長者為準。
三十五、承辦單位對其檔案保存年限如有變更，應簽報權責長官核准後，
通知檔案管理單位依機關檔案保存年限及銷毀辦法規定辦理。
三十六、已屆滿保存年限之檔案，由檔案管理單位繕造檔案銷毀目錄，送
承辦單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註
延長年限及理由。
辦理銷毀檔案前，應將檔案銷毀目錄併同銷毀計畫，送交檔案中
央主管機關審核。如有辦理檔案鑑定者，應併附檔案鑑定報告。
前項經檔案中央主管機關核復同意後，應就核復意見再行檢視，
以辦理後續事宜，並簽報權責長官核准，會同有關單位派員監毀
。
三十七、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄
，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方
式儲存之紀錄者，並應附註其編號，但全卷銷毀者，其案卷目次
表得免註記。